悩める薬局長のための薬剤師不足でも業務改善できる クラウド型院内医薬品集を制作するためのブログ

業務改善のカギはDI業務だった!院内医薬品集のクラウド化だった!

kintoneに関するTips

【kintoneに関するTips】 「30日間無料お試し」について

「お試し」は何度でもできるけど・・・

「30日間無料お試し」は何度でも可能です。

ただ、前回登録したデータを引き継げる訳ではありません(詳しくはこちら)。

試用期間が終了すると、登録したデータは自動的に消去されてしまうのです。

※よって無料期間の終了後、自動的に課金されることはありません。

消えたら困る場合は、「書き出し」機能を用いてCSVファイルに残しておきましょう。

そして試用を再開したら、そのファイルを読み込んでデータを復活させましょう。

試用期間終了日の14日前と7日前に予告メールが、終了翌日には解約メールが届きます。

なお、試用期間が終了しても、それから30日以内に購入手続きした場合に限り、試用期間中に登録したデータを引き継げることも知っておきましょう(詳しくはこちら)。


同じメアドはもう使えない?

試用期間が終了し、再度「お試し」をするためkintoneアカウントを作成する際・・・

   「Emailアドレスはすでに登録されています。」

と表示され上手くいかないことがあります。

一瞬「同じメアドはもう使えないの?」と思いますが、大丈夫。

こちらよりパスワードをリセットすればログインできるようになります。


「30日間無料お試し」の限界点

何度でも可能と聞くと、「ずっと無料で使ってやろう」という邪心(!?)が生まれます。

しかし、前回作成した骨組み(フォーム)はリセットされますのでイチから作り直しです。

添付ファイルもイチから貼り直しです。

コメント欄の書き込みも消えてしまいます。

バックアップのCSVファイルを取り忘れると、それまでの更新作業がパーです。

なので、残念ながらこの技が使えるのは本格稼働するまでの話とならざるを得ません。

【kintoneに関するTips】 コースとプラグインについて

コースはどっちがおすすめ?

kintoneには二つのコース(ライトコースとスタンダードコース)が用意されています。

※試用できるのはスタンダードコースのみです。

これは個人的な見解です。

「一人で」「根気強く」「責任を持って」管理できるのなら、ライトコースで十分だと思います。

しかし、より安全かつ快適に使おうと考えているなら、スタンダードコースがおすすめです。

理由は下記のようなプラグインが使用できるからです。


おすすめのプラグイン

一つ目はバックアップに関するプラグイン。

以前、「書き出し」機能でデータをCSVファイルで保存する方法をご紹介しました。

しかし、毎日毎日バックアップを取るというのも煩雑です。

CSVファイルに落とせない「添付ファイル」は手作業で残すしかありません。

また、誤って削除したアプリは復旧できません(詳しくはこちら)。

※サイボウズ社は厳重なデータ消失対策を行っています(詳しくはこちら)。ただ、これはあくまでサイボウズ社のためのこと。ユーザーが不注意で消してしまったデータを無償で復元してくれる訳ではありません。「どうしても」という場合には百万単位の費用がかかるそうです。

ところが、「kBackup」というプラグインを用いると自動的にバックアップが取れます。

削除したアプリの復元も可能となります。




二つ目はレコードが一括更新できるようになるプラグイン。

いくらCSVファイルに書き出して編集できるとはいえ、レコードの更新作業は煩雑です。

できればkintoneのままで一括更新したいところ。

レコード一括更新プラグイン」を追加すると、更新作業は格段に楽になります。




プラグインには無償のものと有償のものがあります。

ただ、いずれもスタンダードコースでなければ使用できません。

※上述のプラグインも有償です(プラグインに関する情報はこちら)。

便利に使おうと思った途端に費用が嵩む話ですが(溜息)、一考の価値はあるでしょう。

【kintoneに関するTips】 アカウントについて

人数分のアカウントは必要?

kintoneの利用料は、ライトコースだと年額 9,170円/1ユーザー、スタンダードコースだと年額 17,640円/1ユーザーもかかります。

一人一人にアカウントを与えていたら、薬剤師数の多い施設ではかなりの出費です。

ただ、そこはご安心ください。

同じアカウントで同時にkintoneを利用することは可能なのです。

※排他処理、つまり「現在このアカウントは他の端末でログイン中のため、この端末では使用できません」といったことはないということ。ただし、レコードを編集中に他のユーザが同じレコードを編集することはできません。

従って、薬剤師の人数分のアカウントは必ずしも必要ではありませんが、それではどこの誰がレコードを更新したかが不明瞭となりますので、一定のルール作りは必要と考えます。

なお、kintoneが利用できるのは最低5ユーザーからです。

当院では、その5つのアカウントを「救急医療支援科」「調剤科」「製剤科」「薬剤管理指導科」「薬剤事務」(Administratorは「医薬品情報科」)に振り分けて運用していました。

kintoneアカウント
スタッフ向けに掲示していたポスター ※URL・PWは非表示にしています。


薬剤事務アカウントを使用する理由

当院ではコンテンツ入力作業の一部を事務の方に代行してもらっていました。

ただ、それでは信頼性に欠けますので、薬剤師が確認(上書き保存)する必要が生じます。

その際、事務専用のアカウントを作っておくと何かと便利です。

更新者名で検索すれば確認すべき箇所がすぐ見つかるからです。


エクストラアカウントで利用促進

部署別に区別しているとはいえ、コメント欄に書き込む都度、自分の氏名を記入するのは結構面倒です。

当院では当初、「クラウド型」の利用促進策としてアカウントをもう一つ追加して、月間書き込み数の一番多いスタッフに報償として付与していました。

このエクストラアカウントは一ヶ月間そのスタッフだけが使用できます。

氏名の記入が不要となるため、そのスタッフにとっての利便性が向上する訳です。

【kintoneに関するTips】 コメント欄について

「双方向」の情報発信

薬剤師業務は多様化・専門化する一方であり、一口に医薬品情報と言っても、部門によって要求される情報は様々です。

   現場に密接した情報ほど、現場に従事する者しか知らない。

もはやDI室からの「一方通行」の情報発信では限界が来ているのです。

コメント欄は薬品毎に紐付いた「掲示板」機能です。

薬剤師一人一人が自ら入手した情報をここに書き込むことで、「クラウド型」はやがて薬剤師業務のどのようなシーンにも対応できる情報源へと成長していくことでしょう。


当院での活用例

過去の記事(【私が「クラウド型」を推す理由】 ④「多様化」に対応できるから)でも触れたように、コメント欄は誰でも自由に書き込め、瞬時に情報共有できるため重宝します。

ただ、何のルールも決めずに書き込みを許容していると、年月とともに玉石混淆な情報の場となってしまい、重要な情報が見つけにくくなってしまいます。

   ・「再現性」のある(再び尋ねられる可能性の高い)情報が対象
   ・「添付文書のみ」で解決できる情報は原則として対象外

これが当院のルールです(本当はインタビューフォームも含めたかったのですが・・・)。

具体的には下記のような情報です。

・文献情報(メーカーに照会した情報も含む)
・適応外使用情報
・ローカルルール(調剤内規も含む)
・メーカー会員サイトID/PW(動画の視聴や麻薬の製品情報の閲覧等に必要)
・補足情報(例.条件付き簡易懸濁法可能薬品の「条件」)
・その他(ノンジャンルの情報)

ある程度「汎用性」が出てきたら、レコード項目として独立させることも考慮しましょう。


変更履歴

あまり目立ちませんが、コメント欄には「変更履歴」への切り替えボタンがあります。

これをクリックすると、文字通りそのページの変更履歴が閲覧できます。

閲覧だけでなく、「変更箇所を表示する」をクリックすれば変更箇所が色付きで表示されますし、「この前のバージョンに戻す」をクリックすれば変更前の状態に戻ります。

機能自体も地味ですね。

でも、「これがあって助かった」と思える場面もあるかもしれませんので、覚えておきましょう。

【kintoneに関するTips】 コンテンツについて

二部構成がおすすめ

当院では「クラウド型」は「Hospital Formulary(処方)」と「Hospital Formulary(注射)」に分けています。

コンテンツの内容がおのずと異なるからです。

例えば、注射薬に「粉砕の可否」の項目があったところで無意味だしスペースの無駄です。

二部構成になると、確かに検索は煩雑になります。

でも(検索ノイズは若干生じますが)全体検索もできますし、データ管理が容易になります。


商品名はなるべく使うな!?

「医薬品集なのに、そんな馬鹿な話があるか」と訝(いぶか)る方もおられるかもしれませんが、大真面目な話です。

「クラウド型」のメリットは何だったかを思い出してください。

「薬品名検索のみであらゆる情報に迅速アクセス!」でしたよね?

なのに、検索したら全然別の薬品が沢山ヒットしたら邪魔でたまりません。

こういった「検索ノイズ」を減らすため、商品名は極力使用しないことをお勧めしています。

例えば「本剤」という表現を使うとか、せめて「一般名称」を使うとか、工夫が必要です。

なお、このことは添付ファイル(OCR処理されたPDFファイルも!)の中身やコメント欄の記述にも当てはまりますので、(面倒臭いですが後々困ることになるので)十分留意してください。


添付ファイルとディスク容量

「クラウド型」にはファイルを添付する機能もあります(画像や動画も可能)。

添付ファイル

となれば、入手した資料は手当たり次第保存したくなりますよね?

でも、2点だけ注意しておきたいことがあります。

一つ目は上述した「検索ノイズ」。

不用意にOCR処理されたPDFファイルを添付してしまうと、目的外のレコードまで検索にヒットしてしまい、非常に鬱陶しいことになります。

二つ目はディスク容量の問題。

kintoneの初期ディスク容量は5GB×5ユーザー=25GBです。

調子に乗ってファイルを添付しまくると、やがてメモリが尽きてしまいます。

なお、kintoneのメモリを増やす方法は二通りあります。
   
①ディスクを増設する方法(10GB単位で可能)

②ユーザー数を増やす方法(1ユーザー当たり5GB増加)

ただ、①は10GB毎に月額1,000円(年額11,760円)、②は5GB毎に(ライトコースの場合)月額780円(年額9,170円)もの追加料金がかかってしまいます。

よって、ファイルの添付は一定のルールを決めて必要最低限にとどめるのが無難です。

ファイルの管理は外付けHDや無料ストレージ等、他の媒体で行うことをお勧めします。

【kintoneに関するTips】 スマホ最適化について

恥ずかしながら・・・

実は私、スマホを持ってません。

そう、いまだにガラケー派なんです、そ・ん・な年代なんです(汗)。

でも、kintoneはスマホでも使える(らしい)ので、この場でご紹介しておきます。

PC版とモバイル版

スマホはPCで見るのと同じ画面が見える(らしい)のですが、レイアウトの関係上、(拡大できるとはいえ)とても見づらくなってしまいます(上の左の画像)。

ところが、アプリをダウンロードすることで、スマホ用に最適化した画面で利用可能となる(そうです)(上の右の画像)。

アプリのダウンロードはこちら(App StoreGoogle play)。

ふぅ~。


スマホで犯した誤算

当初私は、「クラウド型」は若手スタッフに支持されると信じて疑いませんでした。

そもそも「クラウド型」は情報リテラシーの乏しいスタッフ。

いわゆる「情報弱者」をターゲットに制作した訳ですから当然です。

しかも彼らは私と違い、スマホ世代。

当時、病棟にはネットに接続できるPCが不足していました。

けれど、スマホを使いこなせる彼らは支障なく活用してくれる筈。

そう考えていたからです。

なのに、本格稼働から1ヶ月たっても、若手は一向に「クラウド型」を使ってくれません。

   「何で使わんの???????????」

疑問符たっぷりに「使わない理由」をたずねてみると、思いがけない答えが返って来ました。

   「私用と思われるので、病棟ではスマホは使えません」

愕然としました。

本当に想定外の答えだったからです。

ただこれは、薬剤師がスマホを業務で使用する旨をアナウンスをしておけば済んだ話。

以上、私がスマホを持たないがゆえに犯した誤算の話でした。

【kintoneに関するTips】 その他 ※随時更新予定

監査ログ

kintoneの操作のログは自動保存されます。

これは管理者(Administrator)だけが使用できる機能となりますが、ログイン情報やアプリの更新、データダウンロードなどのログを管理することができます。

また、重要なログが出力された際はメール通知するよう設定することも可能です。

監査ログの一覧はこちら

これを用いて部署別の利用状況や不正アクセスの有無を確認することができます。


ノンプログラミングでカスタマイズ

kintoneのカスタマイズを行うには、従来までは前述したプラグインを使用するか、JavaScriptによるプログラミングにより自前で行うしかありませんでした。

ところが2018年夏にリリースされるgusuku Customine(有償)というサービスを用いれば、簡単な画面操作だけでカスタマイズを自由自在に行うことが可能となります。

それでも上級者向きにはなりますが、ハードルは幾分下がったと言えるでしょう。

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